Izjava o zasebnosti

Upravljavec osebnih podatkov po tej izjavi je POLNA FIRMA, npr. Gumatex d.o.o., ULICA IN HIŠNA ŠTEVILKA, POŠTNA ŠT. IN KRAJ, Slovenija, matična številka MATIČNA ŠTEVILKA, davčna številka DAVČNA ŠTEVILKA (v nadaljevanju ONtime).

Za vsa vprašanja o zasebnosti in za uveljavljanje pravic pišite na E-NASLOV ZA GDPR ZAHTEVKE. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo dolžni imenovati, ker naša obdelava ne pomeni obsežnega rednega in sistematičnega spremljanja posameznikov niti obsežne obdelave posebnih vrst podatkov.

To je najpomembnejša razmejitev v vseh naših dokumentih, zato jo povemo najprej.

Praktična posledica: če ste stranka salona in želite izvedeti, kaj se o vas hrani, se obrnite na salon. Če vam salon ne odgovori, vam pomagamo mi — glej razdelek 8.

Obiskovalci predstavitvene strani on-time.si. Ob obisku obdelamo tehnične podatke: naslov IP, vrsto brskalnika in naprave, ogledane strani in čas obiska. Če uporabite klepetalnega pomočnika, obdelamo besedilo, ki ga vanj vpišete. Če v klepetu pustite telefonsko številko, da vas pokličemo, obdelamo to številko in vaše vprašanje. Če izpolnite obrazec za predstavitev, se ta odpre v vašem poštnem odjemalcu — prejmemo torej to, kar nam sami pošljete po elektronski pošti.

Uporabniki salonov. O osebah, ki v salonu uporabljajo ONtime, obdelujemo: ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko, sliko profila, vlogo in dodeljena dovoljenja, delovni čas in razporeditev po lokacijah, evidenco odsotnosti, prijavne podatke (elektronski naslov in zgoščeno geslo) ter zapise o prijavah in dejanjih v sistemu skupaj z naslovom IP.

Davčna številka zaposlenega. Če salon uporablja modul davčne blagajne, je davčna številka osebe, ki izda račun, obvezna sestavina računa in se posreduje Finančni upravi. Brez nje računa ni mogoče izdati.

Naročniško razmerje. Podatki o podjetju salona, kontaktna oseba, izdani in prejeti računi, evidenca porabe sporočil ter korespondenca s podporo.

Tehnični podatki o delovanju. Zapisi o napakah aplikacije, dnevniki dostopa, dogodki analitike uporabe in ključi za omejevanje števila poskusov. Slednji lahko vsebujejo telefonsko številko ali naslov IP, ker ju uporabimo prav zato, da preprečimo zlorabo obrazca.

Kadar se sklicujemo na zakoniti interes, smo pretehtali svoj interes in vaše pravice. Zoper obdelavo na tej podlagi lahko kadar koli ugovarjate — glej razdelek 8.

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo za trženje tretjih oseb. Posredujemo jih samo ponudnikom, ki so potrebni za delovanje storitve, in samo v obsegu, ki je za to nujen:

Podatke posredujemo tudi pristojnim organom, kadar nas k temu zavezuje zakon ali odredba, ter svojim odvetnikom, računovodstvu in revizorjem v obsegu, ki ga terja njihova naloga.

Osrednji deli sistema tečejo v Evropski uniji: podatkovna baza v Frankfurtu, aplikacija na Irskem, analitika v evropski regiji, elektronska pošta pri francoskem ponudniku, sporočila SMS pri slovenskem operaterju ali prek naše lastne naprave v Sloveniji.

Do prenosa izven EGP kljub temu pride v naslednjih primerih:

• Beleženje tehničnih napak. Sporočila o napakah aplikacije se obdelujejo pri ameriškem ponudniku. Pošiljanje osebnih podatkov je izklopljeno, naslovi strani pa so pred pošiljanjem očiščeni dostopnih žetonov.
• Klepetalni pomočnik. Besedilo, ki ga vpišete v klepet, obdela jezikovni model ponudnika Google. Pogovora ne shranjujemo, model pa nima dostopa do naše baze.
• Varnostne kopije. Dnevna kopija baze se hrani pri ponudniku shrambe v oblaku. Kopija je pred nalaganjem šifrirana in je brez našega gesla ni mogoče odpreti.
• Izdelava varnostne kopije. Kopija nastane v izvajalnem okolju ponudnika razvojne platforme, kjer nešifrirana obstaja le nekaj trenutkov, dokler ni šifrirana.
• Matične družbe. Ponudniki gostovanja in baze imajo sedež v ZDA, tudi kadar podatke hranijo v EU.

Za te prenose se opiramo na standardne pogodbene klavzule Evropske komisije oziroma na sklep o ustreznosti, kadar ta za ponudnika velja, ter na dodatne tehnične ukrepe, opisane v razdelku 9. Kopijo podlage za posamezen prenos vam na zahtevo posredujemo.

Roke navajamo tako, kot dejansko delujejo v sistemu, ne kot bi si jih želeli:

Po členih 15 do 22 GDPR imate pravico:

• izvedeti, ali in katere vaše podatke obdelujemo, in dobiti njihovo kopijo,
• zahtevati popravek napačnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov,
• zahtevati izbris, kadar za obdelavo nimamo več podlage,
• zahtevati omejitev obdelave,
• prejeti svoje podatke v strojno berljivi obliki in jih prenesti drugam,
• ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu, in obdelavi za neposredno trženje,
• preklicati privolitev, kadar smo jo pridobili, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevek pošljite na E-NASLOV ZA GDPR ZAHTEVKE. Odgovorimo najpozneje v enem mesecu; kadar je zahtevek zapleten, lahko rok podaljšamo za dva meseca in vas o tem obvestimo. Če iz zahtevka ne moremo zanesljivo ugotoviti, kdo ste, vas smemo zaprositi za dodatne podatke — ne zato, da bi zavlačevali, ampak da podatkov ne razkrijemo napačni osebi.

Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito, se lahko pritožite Informacijskemu pooblaščencu RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, www.ip-rs.si.

• Ves promet med brskalnikom in strežnikom je šifriran, povezava z Finančno upravo pa poteka po obojestransko overjeni povezavi z namenskim digitalnim potrdilom salona.
• Podatki vsakega salona so ločeni na ravni podatkovne baze; pravila dostopa preprečujejo, da bi en salon videl podatke drugega.
• Občutljive poverilnice — zasebni ključ digitalnega potrdila, žetoni za koledar in ključ ponudnika SMS — so v bazi šifrirani z algoritmom AES-256-GCM. Brskalnik jih ne more prebrati niti pod računom lastnika.
• Znotraj salona je mogoče posameznemu zaposlenemu omejiti vpogled v telefonske številke in elektronske naslove strank.
• Povezave, prek katerih stranka brez prijave dostopa do svojega profila, imajo omejeno življenjsko dobo in se ob uporabi zamenjajo.
• Kode za preverjanje telefonske številke se hranijo samo v zgoščeni obliki in veljajo deset minut.
• Ob nastavljanju gesla preverimo, ali se pojavlja v znanih razkritjih; pri tem ponudniku pošljemo samo prvih pet znakov zgoščene vrednosti, nikoli gesla.
• Fiskalni zapisi so tehnično zaščiteni pred spreminjanjem in izbrisom.
• Varnostne kopije nastajajo dnevno, so šifrirane in se redno preizkušajo z dejansko obnovo.
• Naslovi strani se pred pošiljanjem v analitiko in v beleženje napak očistijo dostopnih žetonov.

Nobena zaščita ni popolna. Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi verjetno povzročila tveganje za vaše pravice, jo prijavimo Informacijskemu pooblaščencu v 72 urah, in če je tveganje veliko, obvestimo tudi vas.

Ne uporabljamo samodejnega sprejemanja odločitev, ki bi imelo za vas pravni ali podobno znaten učinek. Salon lahko v svojem sistemu stranko označi kot blokirano, kar prepreči spletno rezervacijo pri njem — to je odločitev salona, ne samodejna presoja sistema, in zoper njo se lahko obrnete na salon.

Storitev ni namenjena otrokom. Uporabniški računi se izdajajo poslovnim subjektom. Če za mladoletno osebo rezervacijo odda starš ali skrbnik, je za podlago odgovoren salon kot upravljavec.

Kaj shranimo v vašo napravo, je opisano v politiki piškotkov.

Izjavo posodabljamo, kadar se spremeni obdelava. Različica in datum uveljavitve sta na vrhu strani; ob pomembnih spremembah naročnike obvestimo po elektronski pošti.