Pogoji poslovanja — davčna blagajna

Modul je zasnovan skladno z Zakonom o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR), Zakonom o davčnem postopku (ZDavP-2), Zakonom o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) in tehnično dokumentacijo Finančne uprave za izvajanje postopka potrjevanja računov.

Ti pogoji niso davčno svetovanje. Za presojo, katere obveznosti v vašem konkretnem primeru veljajo, se posvetujte z računovodjo ali davčnim svetovalcem.

1. Sprejeti interni akt o popisu poslovnih prostorov in o pravilih za dodeljevanje zaporednih številk računov. Zakon zahteva, da ga sprejmete pred izdajo prvega računa. Predlogo vam damo na voljo, vendar je akt vaš dokument in ne del programa — podpisati ga morate sami in ga hraniti.
2. Pridobiti namensko digitalno potrdilo pri Finančni upravi prek portala eDavki. Potrdilo se glasi na vašo davčno številko.
3. Naložiti potrdilo v aplikacijo. To lahko stori samo lastnik računa.
4. Prijaviti poslovni prostor za vsako lokacijo, na kateri boste izdajali račune.
5. Vpisati davčne številke oseb, ki bodo izdajale račune. Brez davčne številke blagajnika oziroma brez oznake tujega operaterja računa ni mogoče izdati.
6. Namestiti obvestilo za kupce o obveznosti izdaje in prevzema računa. Zakon predpisuje njegovo vsebino, obliko in velikost. Aplikacija tega obvestila ne prikaže in vas nanj ne opozori — za namestitev ste odgovorni sami.

• Ob nalaganju preverimo, ali je potrdilo izdala Finančna uprava, ali zasebni ključ pripada potrdilu, ali se davčna številka v potrdilu ujema z vašo in ali je potrdilo veljavno. Neustrezno potrdilo zavrnemo.
• Gesla datoteke ne shranimo. Uporabi se samo v pomnilniku, da se datoteka odpre.
• Zasebni ključ in potrdilo sta v bazi šifrirana. Iz brskalnika ju ni mogoče prebrati niti pod računom lastnika.
• Zamenjava potrdila poteka tako, da med staro in novo različico ni trenutka brez veljavnega potrdila.
• Aktivnega potrdila ni mogoče izbrisati, da si fiskalizacije ne bi nenamerno onemogočili.
• Na potek opozorimo 30 dni vnaprej. Za pravočasno obnovo pri Finančni upravi ste odgovorni vi.

1. Program izračuna zaščitno oznako izdajatelja in dodeli zaporedno številko računa v obliki oznaka poslovnega prostora — oznaka naprave — zaporedna številka. Številka se dodeli šele po uspešni preveritvi vseh podatkov, da zavrnjen vnos ne porabi številke.
2. Račun se stranki izda takoj, skupaj z zaščitno oznako in strojno berljivo kodo.
3. Vzporedno se podatki po varni povezavi pošljejo Finančni upravi, ki vrne enolično identifikacijsko oznako računa. Podpis odgovora vedno preverimo; nepodpisanemu odgovoru ne zaupamo.
4. Če odgovora ni v nekaj sekundah, potrjevanje teče naprej v ozadju.

Zaporedje številk se vodi ločeno po poslovnem prostoru, napravi in poslovnem letu, pri čemer se leto računa po slovenskem času. Ročno določanje številke ni mogoče. Če je bila številka dodeljena, račun pa zaradi napake ni nastal, se vrzel zabeleži z razlogom in časom, tako da je ob nadzoru pojasnljiva.

Če povezava s Finančno upravo ni na voljo, program račun izda z zaščitno oznako izdajatelja in ga postavi v vrsto za naknadno potrditev. Zakonski rok za naknadno oddajo sta dva delovna dneva; program ga izračuna z upoštevanjem sobot, nedelj in slovenskih državnih praznikov.

• Poskusi se ponavljajo v naraščajočih razmikih do ene ure in ne prenehajo, dokler račun ni potrjen — obveznost oddaje z iztekom roka ne ugasne.
• Ob naknadni oddaji se pošlje natanko izvirni zapis, označen kot naknadna oddaja, z ohranjenim izvirnim časom izdaje. Naknadno potrjen račun se torej ujema z računom, ki ga je prejela stranka.
• Nekatere napake so takšne, da jih ponavljanje ne more odpraviti — na primer poteklo potrdilo, neprijavljen poslovni prostor ali napačna davčna številka. V teh primerih se ponavljanje ustavi, račun pa zahteva vaš poseg.

Izdanega računa ni mogoče spremeniti ali izbrisati. Popravki se izvedejo z novim dokumentom:

• Storno je nov račun z novo zaporedno številko, lastno zaščitno oznako in negativnimi zneski, ki se sklicuje na prvotni račun. Prvotni račun se označi kot storniran, njegova vsebina pa ostane nespremenjena.
• Dobropis obrne le izbrane postavke; prvotni račun ostane veljaven. Sistem vodi evidenco že kreditiranih postavk, tako da vsota dobropisov ne more preseči prodanega.
• Polni storno računa, za katerega je dobropis že izdan, je zavrnjen — sicer bi stranki priznali preveč. V takem primeru izdajte dobropis.

• Status zavezanca za DDV nastavite sami in zanj odgovarjate. Če ste zavezanec, program zavrne izdajo računa s stopnjo nič odstotkov, razen pri postavkah, ki DDV res niso predmet. Če niste zavezanec, se na račun izpiše ustrezna klavzula o oprostitvi. Status se shrani na sam račun, tako da je kopija enaka izvirniku tudi po morebitni poznejši spremembi nastavitve.
• Spletno predplačilo se fiskalizira kot avansni račun. Ob zaključku storitve se izda končni račun, ki se sklicuje na avans. Brez potrjenega avansa končnega računa ni mogoče izdati. Vračilo predplačila sproži storno avansnega računa.
• Darilni boni se ob prodaji uvrstijo kot postavka, ki ni predmet DDV, ker še ni dobave. Vnovčenje se izvede ob izdaji računa in ga ni mogoče razveljaviti — ob vračilu se izda nov bon.

Davčno obravnavo posameznega primera potrdite z računovodjem. Program izvaja pravila, ki so vanj vgrajena, ne presoja pa vaših poslovnih odločitev.

• Račun se izpiše iz brskalnika, s strojno berljivo kodo v predpisani velikosti. Pri spletnih predplačilih se račun pošlje tudi po elektronski pošti. Izvoza posameznega računa v obliko PDF program ne omogoča.
• Vsak izpis kopije se zabeleži — z zaporedno številko kopije, časom in osebo, ki jo je izpisala. Kopija je označena kot kopija. To je zakonska zahteva, naslovljena na dobavitelja programske opreme, in je ni mogoče izklopiti.
• Računov ne brišemo. Sistem izbrisa fiskalnih zapisov sploh ne dopušča, prav tako ni mogoče izbrisati salona, ki ima fiskalno zgodovino. Zakon zahteva hrambo najmanj deset let.
• Knjigo izdanih računov lahko kadar koli izvozite — v obliki preglednice, več listov z zaključki in razčlenitvijo DDV, v standardu eSLOG 2.0 ter kot pregled vseh izdanih kopij.

Jamčimo, da program omogoča izdajo računov skladno s predpisi in ne omogoča izdaje neskladnih. Zato program med drugim zavrne izdajo računa brez prijavljenega poslovnega prostora, brez davčne številke blagajnika in z davčno stopnjo, ki je zavezanec ne sme izkazati, ter beleži izdajo kopij in vrzeli v zaporedju številk.

Ne jamčimo za:

• razpoložljivost sistema Finančne uprave in za trajanje njegovih izpadov,
• posledice poteklega ali napačno naloženega digitalnega potrdila,
• pravilnost podatkov, ki jih vnesete (cene, davčne stopnje, davčne številke, status zavezanca),
• izpolnitev vaših obveznosti, ki so zunaj programa: interni akt, obvestilo kupcem, vezana knjiga računov, hramba vaših dokumentov,
• davčne posledice vaših poslovnih odločitev.

Omejitev odgovornosti iz razdelka 13 pogojev poslovanja velja tudi za ta modul.

Delovanje potrjevanja spremljamo samodejno. Zaostale, blokirane in neuspešno potrjene račune ter bližnji potek potrdila zaznamo in ukrepamo oziroma vas obvestimo. Nadzor ne razbremeni vaše dolžnosti, da stanje računov v aplikaciji redno preverjate — zlasti po izpadu povezave.

Finančni upravi se posredujejo podatki z računa, davčna številka zavezanca in davčna številka osebe, ki je račun izdala. Davčna številka kupca se posreduje samo, kadar jo kupec zahteva. Ime kupca se Finančni upravi ne posreduje — ostane samo v vaši evidenci.

Za zaposlene to pomeni, da se njihova davčna številka obdeluje in trajno hrani na izdanih računih. O tem jih morate obvestiti. Podrobnosti so v standardnih pogodbenih določilih.

Modul je del naročnine po pogojih poslovanja. Ob prenehanju uporabe modula ali pogodbe ostanejo izdani računi shranjeni in dostopni za izvoz — zakonske hrambe z odpovedjo ni mogoče skrajšati. Pred prenehanjem izvozite knjigo izdanih računov in jo predajte računovodstvu.