Standardna pogodbena določila

Upravljavec je poslovni subjekt, ki uporablja storitev ONtime (v nadaljevanju naročnik).

Obdelovalec je POLNA FIRMA, npr. Gumatex d.o.o., ULICA IN HIŠNA ŠTEVILKA, POŠTNA ŠT. IN KRAJ, matična številka MATIČNA ŠTEVILKA, davčna številka DAVČNA ŠTEVILKA (v nadaljevanju ONtime).

Ta določila urejajo obdelavo osebnih podatkov, ki jo ONtime izvaja v imenu naročnika pri opravljanju storitve. Za podatke o naročniku samem, o njegovih uporabniških računih in o delovanju platforme je ONtime samostojen upravljavec; to ureja izjava o zasebnosti.

Predmet, narava, namen obdelave, vrste osebnih podatkov in kategorije posameznikov so opredeljeni v Prilogi A. Obdelava traja ves čas veljavnosti pogodbe o uporabi storitve in se konča z izpolnitvijo obveznosti iz razdelka 11.

ONtime osebne podatke obdeluje izključno po dokumentiranih navodilih naročnika. Za dokumentirana navodila štejejo:

• ta določila in pogoji poslovanja,
• nastavitve, ki jih naročnik izbere v aplikaciji (na primer vklop opomnikov, preverjanja telefonske številke, sinhronizacije s koledarjem ali modula davčne blagajne),
• dejanja, ki jih naročnik ali njegovi uporabniki izvedejo v aplikaciji,
• posamična pisna navodila, poslana na naš kontaktni naslov.

Če ONtime meni, da je navodilo v nasprotju z GDPR ali drugimi predpisi o varstvu podatkov, naročnika o tem nemudoma obvesti in sme izvedbo takega navodila zadržati, dokler se vprašanje ne razreši.

Naročnik jamči, da ima za obdelavo, ki jo naroči, veljavno pravno podlago, in da je posameznike ustrezno obvestil.

Enako velja za podatke, ki jih naročnik uvozi iz prejšnjega sistema, in za vsebino sporočil, ki jih pošilja svojim strankam. ONtime za zakonitost vira uvoženih podatkov ne odgovarja.

ONtime zagotavlja, da so osebe, ki imajo dostop do osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti in so seznanjene s svojimi obveznostmi. Dostop se podeljuje po načelu najmanjših potrebnih pravic in samo za namene vzdrževanja, podpore in odpravljanja napak.

ONtime izvaja tehnične in organizacijske ukrepe iz Priloge C, ki ustrezajo tveganju po členu 32 GDPR. Ukrepe sme posodabljati, dokler raven varnosti ostane vsaj enaka.

Naročnik daje ONtime splošno pisno dovoljenje za angažiranje podobdelovalcev, navedenih v Prilogi B.

O nameravani zamenjavi ali dodatnem podobdelovalcu ONtime naročnika obvesti po elektronski pošti najmanj 30 dni vnaprej. Naročnik lahko v 15 dneh od obvestila iz utemeljenih razlogov, povezanih z varstvom podatkov, ugovarja. Če ugovoru ni mogoče ugoditi in zaradi tega storitve ni mogoče opravljati brez spremembe, sme naročnik pogodbo odpovedati brez odpovednega roka in brez odškodninske odgovornosti; sorazmerni del vnaprej plačane naročnine se vrne.

ONtime s podobdelovalci sklene pogodbe, ki nalagajo enake obveznosti varstva podatkov, kot jih ima sam, in naročniku ostaja v celoti odgovoren za njihovo izpolnjevanje.

Osrednja obdelava poteka v Evropski uniji. Kadar posamezen podobdelovalec podatke obdeluje izven Evropskega gospodarskega prostora, ONtime zagotovi podlago po poglavju V GDPR — praviloma standardne pogodbene klavzule Evropske komisije, skupaj z dodatnimi tehničnimi ukrepi, kot so šifriranje varnostnih kopij pred nalaganjem in odstranjevanje identifikatorjev iz tehničnih zapisov.

Aktualni pregled, kateri podobdelovalci obdelujejo izven EGP, je v Prilogi B. Kopijo podlage za posamezen prenos ONtime naročniku posreduje na zahtevo.

ONtime naročniku ob upoštevanju narave obdelave pomaga pri:

• odgovorih na zahtevke posameznikov po členih 15 do 22 GDPR. Če zahtevek prejme ONtime neposredno, ga nanj ne odgovori sam, temveč ga brez odlašanja posreduje naročniku.
• izpolnjevanju obveznosti iz členov 32 do 36 GDPR, vključno z oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov in predhodnim posvetovanjem.

Pomoč v razumnem obsegu je vključena v naročnino. Za nesorazmerno obsežne ali ponavljajoče se zahteve sme ONtime zaračunati dejansko porabljen čas po veljavnem ceniku, o čemer naročnika obvesti vnaprej.

Če ONtime ugotovi kršitev varstva osebnih podatkov, ki zadeva podatke naročnika, ga obvesti brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v 48 urah od ugotovitve. Obvestilo vsebuje opis narave kršitve, prizadete kategorije in približno število posameznikov, verjetne posledice ter sprejete ali predlagane ukrepe. Podatke, ki v tem trenutku še niso znani, ONtime posreduje sproti.

Priglasitev nadzornemu organu in obveščanje posameznikov po členih 33 in 34 GDPR je obveznost naročnika kot upravljavca; ONtime mu pri tem nudi razumno pomoč in podatke, ki jih ima.

Ob prenehanju pogodbe naročnik izbere, ali naj ONtime podatke vrne ali izbriše.

• Izvoz. Naročnik lahko podatke kadar koli sam izvozi iz aplikacije: celoten izvoz salona v strojno berljivi obliki, izvoz strank v preglednico in izvoz knjige izdanih računov. Dostop do izvoza ostane odprt še ROK ZA IZVOZ PODATKOV PO PRENEHANJU, priporočeno 30 dni po prenehanju pogodbe.
• Izbris. Po izteku tega roka ONtime na zahtevo naročnika podatke izbriše. Izbris ni samodejen — izvede se ročno, v 30 dneh od zahteve, o čemer naročnik prejme pisno potrdilo.
• Varnostne kopije. Podatki v varnostnih kopijah izginejo ob poteku posamezne kopije. Kopij zaradi posamične zahteve ne odpiramo, ker bi to ogrozilo njihovo celovitost.
• Izjema. Izdanih računov in fiskalnih zapisov ni mogoče izbrisati. To ni odločitev, ki bi jo lahko spremenili — sistem jih namenoma ne dovoli izbrisati, ker mora biti izdani račun nespremenljiv, zakon pa zahteva njihovo hrambo. Podlaga za ohranitev je člen 17(3)(b) GDPR.

ONtime naročniku na zahtevo da na voljo vse informacije, potrebne za dokaz izpolnjevanja obveznosti iz člena 28 GDPR, in omogoči revizijo, vključno s pregledom na kraju samem.

Revizija se napove najmanj 30 dni vnaprej, izvede se v delovnem času, največ enkrat letno — razen kadar je povod utemeljen sum kršitve ali zahteva nadzornega organa — in tako, da ne moti delovanja storitve za druge naročnike. Revizor mora biti zavezan k zaupnosti in ne sme biti konkurent ONtime. Stroške revizije nosi naročnik, razen če se pri njej ugotovi bistvena kršitev na strani ONtime.

Odgovornost strank ureja člen 82 GDPR. Omejitve odgovornosti iz pogojev poslovanja ne veljajo za odgovornost do posameznikov po členu 82 GDPR in ne za globe, izrečene zaradi ravnanja posamezne stranke.

Ta določila so sestavni del pogojev poslovanja. Če si nasprotujejo, glede varstva osebnih podatkov prevladajo ta določila. Spremembe objavimo na tej strani in o njih naročnike obvestimo najmanj 30 dni vnaprej.

Za ta določila se uporablja pravo Republike Slovenije, za spore pa je pristojno sodišče v Republiki Sloveniji.

Predmet in narava obdelave. Zbiranje, shranjevanje, organiziranje, vpogled, spreminjanje, posredovanje, izbris in arhiviranje osebnih podatkov v okviru spletnega naročanja, vodenja strank, obveščanja strank, izdaje računov in davčnega potrjevanja računov.

Namen. Zagotavljanje programske storitve, ki jo naročnik uporablja za vodenje svojega poslovanja.

Trajanje. Ves čas trajanja pogodbe o uporabi storitve in do izpolnitve obveznosti iz razdelka 11.

Kategorije posameznikov

• stranke naročnika (obstoječe in potencialne),
• zaposleni in sodelavci naročnika, ki uporabljajo storitev,
• osebe, ki naročniku pišejo prek sporočil SMS.

Vrste osebnih podatkov

Posebne vrste podatkov. Obdelava posebnih vrst osebnih podatkov po členu 9 GDPR ni predvidena. Dve mesti to kljub temu omogočata: prosto polje za opombe o stranki in možnost, da se odsotnost zaposlenega označi kot bolniška. Za oboje je odgovoren naročnik.

Na dan uveljavitve teh določil so odobreni naslednji podobdelovalci:

Sporočila SMS se za salone na brezplačnem paketu ne pošiljajo prek zunanjega ponudnika, temveč prek naprave z modemom, ki je v naši lasti in stoji v naših prostorih v Sloveniji. Ta naprava nima shranjenih poverilnic za podatkovno bazo; v njen lokalni dnevnik se zapiše telefonska številka prejemnika, ne pa vsebina sporočila. Prejemnik prometnih podatkov je mobilni operater, čigar kartica SIM je v napravi.

Nadzor dostopa

• Podatki vsakega naročnika so ločeni na ravni podatkovne baze s pravili dostopa po vrsticah; dostop do podatkov drugega naročnika ni mogoč.
• Vloge in dovoljenja se dodeljujejo posameznemu uporabniku; naročnik lahko posameznemu zaposlenemu omeji vpogled v telefonske številke in elektronske naslove strank.
• Prijava poteka z elektronskim naslovom in geslom; ob nastavitvi gesla se preveri, ali se pojavlja v znanih razkritjih, pri čemer se ponudniku posreduje samo del zgoščene vrednosti.
• Prijavna seja se samodejno obnavlja z rotacijo žetonov; ob zaznani ponovni uporabi porabljenega žetona se seja razveljavi.
• Zapisi digitalnih potrdil in poverilnic za zunanje storitve so v bazi zaščiteni tako, da jih brskalnik ne more prebrati niti pod računom lastnika.

Šifriranje

• Ves promet med brskalnikom in strežnikom je šifriran s protokolom TLS.
• Povezava s Finančno upravo poteka po obojestransko overjeni povezavi (TLS 1.2 ali 1.3) z namenskim digitalnim potrdilom naročnika.
• Zasebni ključ digitalnega potrdila, žetoni za dostop do koledarja in ključ ponudnika SMS so v bazi šifrirani z algoritmom AES-256-GCM.
• Varnostne kopije so pred nalaganjem šifrirane z GPG.
• Omejitev, ki jo je pošteno navesti: osebni podatki strank (ime, telefon, elektronski naslov, opombe) niso šifrirani na ravni posameznega polja. Zaščiteni so s šifriranjem nosilcev pri ponudniku baze in s pravili dostopa, ne s šifriranjem, ki bi jih skrilo tudi pred nami.

Zmanjševanje količine podatkov

• Naslovi strani se pred pošiljanjem v analitiko in v beleženje napak očistijo dostopnih žetonov.
• Pošiljanje osebnih podatkov v orodje za beleženje napak je izklopljeno.
• Snemanje sej je privzeto izklopljeno; kadar je vklopljeno, deluje samo v skrbniškem vmesniku in z zakritjem vseh vnosnih polj in vsega izpisanega besedila.
• Javna stran za rezervacije prejme samo tiste podatke o salonu, ki so za rezervacijo nujni.
• Kode za preverjanje telefonske številke se hranijo samo v zgoščeni obliki, veljajo deset minut in se dnevno brišejo.

Celovitost in razpoložljivost

• Dnevne varnostne kopije baze s preverjanjem z dejansko obnovo.
• Kopije se hranijo v dveh ločenih okoljih: pri ponudniku shrambe v oblaku 30 dni in na naši lastni napravi 90 dni, mesečne kopije pa dlje zaradi hrambe računov.
• Fiskalni zapisi so tehnično zaščiteni pred spreminjanjem in izbrisom.
• Izdaja računov je zaščitena pred podvajanjem, vsaka vrzel v zaporedju številk pa se zabeleži z razlogom.

Sledljivost

• Revizijska sled beleži prijave, spremembe gesla in pomembna dejanja v sistemu skupaj s časom in naslovom IP.
• Elektronski naslov se iz revizijske sledi samodejno odstrani po 90 dneh.
• Vsak izpis kopije računa se zabeleži z zaporedno številko, časom in izdajateljem.
• Napake in nepravilnosti pri davčnem potrjevanju se samodejno javijo v nadzorni sistem.

Organizacijski ukrepi

• Dostop do produkcijskih podatkov ima le nujno potreben krog oseb, zavezanih k zaupnosti.
• Poverilnice se hranijo v upravitelju gesel in se ob sumu razkritja zamenjajo.
• Spremembe programske opreme se pregledajo pred namestitvijo.
• Naprava z modemom stoji v nadzorovanem prostoru upravljavca.